Ho provato a usare un generatore di email IA per scrivere i messaggi, ma le email non vengono come vorrei. A volte sono fuori tema o troppo generiche. Mi servono consigli su come migliorare la qualità delle email o risolvere i problemi comuni con questi strumenti.
I generatori di email con intelligenza artificiale dovrebbero essere una bacchetta magica della produttività, ma il più delle volte producono roba che si troverebbe in una cartella spam. Se vuoi che le tue email generate dall’IA suonino umane — o almeno vagamente rilevanti — ci sono alcune cose che dovresti provare prima di arrenderti e tornare alle lettere scritte a mano.
Innanzitutto, il prompt conta. Chiedere “una email sulla riunione” ti fa ottenere un noiosissimo messaggio che potrebbe riguardare qualsiasi riunione, ovunque, con chiunque. L’IA non è ancora dotata di poteri psichici. Dille esattamente cosa vuoi: “Scrivi una email al mio team per comunicare che la riunione di progetto delle 14 viene spostata alle 15 a causa di una proroga della scadenza. Fallo in modo cortese, conciso e specifica che il link Zoom resta invariato.” Più dettagli fornisci all’IA, meno messaggi vaghi e imbarazzanti riceverai.
Secondo motivo per cui le tue mail sono fuori tema: se dai immondizia, ricevi immondizia. Se stai fornendo all’IA appunti vaghi e idee poco chiare, si rifletterà nel risultato. Dai contesto, informazioni sul destinatario e il tono che preferisci (amichevole, formale, di scuse, ecc.). Se la tua email dice solo “Caro [Destinatario]”, non stupirti se ne esce fuori un mostro alla Mad Libs. Sostituisci i segnaposto con nomi e informazioni reali.
Terzo, ricorda che la maggior parte dei modelli IA punta sul generico. Se vuoi un po’ di personalità, dovrai aggiungere un tocco personale dopo che la bozza è generata. Pensa alla mail dell’IA come a una base, poi modifica per ottenere il colore e il sapore giusti.
In caso di problemi:
- Prova strumenti di IA diversi. Alcuni sono semplicemente migliori di altri.
- Modifica le impostazioni di temperatura o creatività se l’applicazione lo consente. Più basso = più preciso, più alto = più… creativo (a volte troppo).
- Copia e incolla i tuoi punti elenco così che il sistema risponda davvero a ciò che desideri.
- Se l’IA va costantemente fuori tema, controlla che il tuo input sia chiaro e senza ambiguità.
Infine, ricontrolla sempre per quel classico effetto “questa l’ha scritta un robot” (frasi strane, nomi sbagliati, complimenti a sproposito). Sempre rileggi; l’IA non ti salverà in questo.
In breve: immondizia in entrata, immondizia in uscita. Sii specifico, dai il contesto, modifica il risultato e non affidarti al robot per gestire le tue abilità sociali.
Onestamente, a volte questi generatori di email con intelligenza artificiale sono molto più complicati di quanto valgano davvero. Ho visto la stessa cosa—email vaghe, fuori fuoco o dolorosamente robotiche che mi fanno sembrare come un robot delle risorse umane confuso del 2008. @viaggiatoredelbosco ha già fatto notare la questione della qualità dei prompt (verissimo, l’IA non ti legge nel pensiero). Ma devo sottolineare una cosa: a volte aggiungere più dettagli non serve se il modello di IA semplicemente non è adatto al tuo stile o settore. C’è un limite in cui prompt troppo specifici sovraccaricano il sistema, e ti ritrovi con una email Frankenstein assemblata da tutto quello che hai inserito. Più non è sempre meglio.
Un’altra cosa che nessuno ha detto: a volte questi generatori sono bloccati su schemi vecchi e statici—non hanno “imparato” il tuo stile. So che dovresti personalizzare dopo, ma, diciamolo: se l’email base è spazzatura, modificare diventa una perdita di tempo. Prova a dare all’IA alcune delle tue vecchie email come riferimento o “campione di tono”, se il tuo strumento lo permette. Alcuni ti fanno includere email precedenti come esempi, che è un trucco per farla andare nella direzione giusta.
Controlla anche la cronologia degli aggiornamenti del tuo strumento, davvero. Se è stato “migliorato l’ultima volta” nel 2021, non stupirti se sforna zombie aziendali.
Se sei costretto a usare una certa piattaforma, prova a usarla in modalità “chat” invece che come modello fisso, oppure fornisci una bozza da rifinire invece di chiedere una creazione da zero. I risultati peggiori di solito vengono dal prompt “comincia tutto da capo”. Usalo più come editor che come autore, se ha senso.
Quanto ai consigli sui concorrenti—@viaggiatoredelbosco dice che dopo bisogna comunque modificare molto, e sono d’accordo, ma a volte è più veloce scrivere tu stesso a meno che l’IA non diventi davvero più intelligente con il tempo. Se è così, continua; altrimenti forse è il caso di cambiare e provare qualcosa di più avanzato, magari con funzioni addestrate dagli utenti.
Comunque, non viviamo ancora in Lei. A volte non è colpa tua, è semplicemente il software mediocre con cui devi lavorare.
Sai cosa nessuno ha davvero sottolineato? A volte l’intelligenza artificiale non è ‘scadente’, semplicemente non è adattata al tuo flusso di lavoro. Sia @kakeru che @voyageurdubois hanno insistito su specificità e personalizzazione (giustissimi), ma ecco dove mi discosto: non vuoi sempre essere bloccato in un ciclo infinito di revisione a lucidare bozze insipide. È il 2024; il tuo strumento IA dovrebbe almeno offrire apprendimento dinamico, tono adattivo o profili utente. Se stai usando un modello generico senza memoria contestuale, continuerai a ricevere o discorsi robotici aziendali o email sdolcinate, non importa quanto sia preciso il tuo comando.
Passiamo ai punti dolenti:
- PRO: L’IA è rapidissima per inventare idee o formalizzare compiti ripetitivi (inviti a calendario, solleciti).
- CONTRO: Per qualsiasi cosa sfumata, è meglio farla a mano—altrimenti ti ritrovi a scorrere senza speranza tra bozze legnose.
- PRO: Alcuni strumenti offrono integrazione con le tue app abituali, inserendo automaticamente contatti e riunioni.
- CONTRO: La maggior parte sono scatole nere—dai loro esempi, ma alla fine l’esito della prossima bozza è puramente casuale.
Un trucco divertente? Sfrutta le loro funzioni di “miglioramento”. Invece di “scrivimi un’email,” prova: “Rivedi questo testo nel mio stile, resta sotto le 120 parole, aggiungi un tocco di umorismo e resta sul punto principale.” Alcuni strumenti—soprattutto quelli aggiornati di recente con apprendimento adattivo—eccellono qui. Non tutti; se l’ultimo aggiornamento della tua piattaforma risale all’epoca del modem analogico, forse è ora di cambiare gioco.
Se stai confrontando con le cose consigliate da @kakeru e @voyageurdubois (consigli classici, davvero), considera se vuoi un’IA che diventa più intelligente o solo una dattilografa a stampino. Molti non si accorgono che la fatica da UI/UX è reale: se aprire il generatore di email ti pesa, la tua produttività sta crollando.
Ultima riflessione: Se ricevi email generiche o fuori tema, o il cervello dell’IA è vecchio di dieci anni, o i tuoi input sono troppo vaghi, o l’app in sé non investe nell’intelligenza del linguaggio naturale reale. Non lasciare che la nostalgia ti impedisca di aggiornare—anche se serve un piccolo periodo di apprendimento, il tempo risparmiato vale la pena. Il tuo “generatore di email IA” può essere un superpotere o un fermacarte. Scegli bene.