J’ai essayé d’utiliser un générateur de courriels par intelligence artificielle pour rédiger des messages, mais les courriels ne correspondent pas à ce que je souhaite. Parfois, ils sont hors sujet ou trop génériques. J’ai besoin de conseils pour améliorer la qualité des courriels ou pour résoudre les problèmes courants liés à ces outils.
Les générateurs d’e-mails par intelligence artificielle sont censés être des baguettes magiques pour la productivité, mais bien souvent ils produisent le genre de contenu qu’on retrouve facilement dans un dossier de courriers indésirables. Si vous voulez que vos e-mails produits par une IA aient l’air humains — ou au moins un peu pertinents — il y a quelques astuces à essayer avant d’abandonner avec rage et de revenir aux lettres manuscrites.
D’abord, la consigne a de l’importance. Demander « un e-mail sur la réunion » vous vaudra un message soporifique qui pourrait concerner n’importe quelle réunion, n’importe où, avec n’importe qui. L’IA n’est pas encore télépathe. Dites-lui exactement ce que vous attendez : « Rédige un e-mail à mon équipe pour déplacer la réunion du projet de 14h à 15h suite au report de l’échéance. Reste poli, concis, et précise que le lien Zoom ne change pas. » Plus vous donnez de détails, moins vous recevrez de messages vagues ou embarrassants.
Deuxième raison pour laquelle vos e-mails manquent de pertinence : mauvaises données, mauvais résultats. Si vous donnez à l’IA des notes vagues et des idées mal définies, elle les reproduira. Fournissez un contexte, des infos sur le destinataire et le ton que vous souhaitez (chaleureux, formel, désolé, etc.). Si votre e-mail commence par « Cher [Destinataire], » ne soyez pas étonné qu’il produise un monstre digne d’un jeu de mots à trous. Remplacez les champs par de vrais noms et informations.
Troisième point, la plupart des modèles IA privilégient le générique. Si vous voulez du caractère, vous devrez ajouter votre touche personnelle après la génération du brouillon. Considérez l’e-mail IA comme la couche de fond, puis retouchez couleur et saveur.
Côté dépannage :
- Essayez plusieurs outils IA. Certains sont simplement supérieurs aux autres.
- Réglez les paramètres de température ou créativité si l’outil le permet. Plus bas = plus factuel, plus haut = plus… créatif (parfois trop).
- Copiez-collez vos propres points clés pour que le message traite bien ce que vous voulez.
- Si l’IA dévie systématiquement du sujet, vérifiez la clarté et l’absence d’ambiguïté de vos indications.
Enfin, relisez toujours avec attention pour repérer le fameux style « écrit par un robot » (expressions bizarres, mauvais prénoms, compliments déplacés). Relisez : l’IA ne corrigera pas vos erreurs à votre place.
Résumé : mauvaises données, mauvais résultat. Soyez précis, donnez du contexte, retravaillez le texte et ne comptez pas sur le robot pour remplacer vos compétences sociales !
Honnêtement, parfois ces générateurs d’e-mails IA créent plus de problèmes qu’ils n’en résolvent. J’ai constaté la même chose : des messages vagues, maladroits ou affreusement robotiques qui me donnent l’impression d’être un robot RH perdu de 2008. @voyageurdubois a déjà évoqué la question de la qualité des consignes (c’est évident, l’IA ne lit pas dans les pensées). Mais il faut insister sur un point : ajouter trop de détails n’aide pas si le modèle d’IA n’est tout simplement pas adapté à ton style ou à ton secteur. Il y a une limite où des consignes trop précises saturent le système, et on se retrouve avec un Frankenstein de mail assemblé à partir de toutes tes données d’entrée. Plus n’est pas toujours mieux.
Autre point que personne n’a mentionné : souvent ces générateurs restent bloqués sur des schémas de sortie anciens et fixes—ils n’ont pas « intégré » ton style. Je sais qu’on est censé personnaliser par-dessus, mais soyons honnêtes : si le mail de base est médiocre, l’éditer devient une perte de temps. Essaie de montrer à l’IA quelques-uns de tes anciens courriels comme référence ou « exemple de ton », si ton outil le permet. Certains te laissent inclure tes messages précédents comme exemples, une astuce qui l’aide à mieux cibler.
Vérifie aussi l’historique des mises à jour de ton outil, sérieusement. Si la dernière amélioration date de 2021, pas étonnant si ça sort des zombies ultra-corporates.
Si tu es coincé sur une seule plateforme, essaie plutôt de dialoguer avec l’outil que d’utiliser le mode « modèle », ou donne-lui un brouillon à améliorer au lieu de tout demander à partir de zéro. Le pire arrive quasi toujours avec un « crée à partir de rien ». Utilise-le davantage comme éditeur que comme rédacteur, si tu vois ce que je veux dire.
Concernant le conseil sur la concurrence—@voyageurdubois souligne qu’il faut retravailler massivement derrière, et je suis d’accord, mais parfois c’est plus rapide de tout écrire soi-même, à moins que l’IA devienne réellement plus performante au fil du temps. Dans ce cas, persévère ; sinon, c’est peut-être le signe de passer à un outil plus avancé, pourquoi pas à ceux qui s’entraînent sur les mails des utilisateurs.
Bref, on n’est pas encore dans « Elle ». Parfois ce n’est pas toi le souci, c’est juste le logiciel médiocre avec lequel tu dois composer.
Vous savez ce que personne n’a encore souligné ? Parfois l’IA n’est pas “mauvaise”—elle n’est tout simplement pas adaptée à votre façon de travailler. Tant @kakeru que @voyageurdubois ont insisté sur la précision et la personnalisation (juste), mais voici où je diverge : on n’a pas toujours envie d’être coincé dans une boucle interminable de corrections à peaufiner des brouillons insipides. On est en 2024 ; votre outil IA doit au moins proposer un apprentissage dynamique, un ton adaptatif, ou des profils utilisateur. Si vous utilisez un modèle générique sans mémoire contextuelle, vous obtiendrez toujours soit du jargon robotique d’entreprise soit des e-mails gnangnan, même si votre prompt est ultra-précis.
Pour les points sensibles :
- AVANTAGE : L’IA est ultra-rapide pour réfléchir ou formaliser les tâches répétitives (invitations de calendrier, relances).
- INCONVÉNIENT : Dès qu’il y a de la nuance, mieux vaut l’écrire à la main—sinon vous scrollez sans fin parmi des brouillons maladroits.
- AVANTAGE : Certains outils s’intègrent à vos applis habituelles, insèrent automatiquement les contacts et rendez-vous.
- INCONVÉNIENT : La plupart sont opaques—aussi nombreux soient vos exemples, la qualité du prochain brouillon est toujours aléatoire.
Une astuce sympa ? Détournez la fonction “affiner”. Au lieu de “écris-moi un e-mail”, essayez : “Révise ce texte à mon style, moins de 120 mots, touche d’humour, et vas droit à l’essentiel.” Certains outils—notamment ceux qui misent sur l’apprentissage adaptatif—excellent là-dessus. Ce n’est pas le cas de tous ; si la dernière mise à jour de votre plateforme date de l’ère du fax, c’est peut-être le moment de changer de jouet.
Si vous comparez avec les suggestions de @kakeru et @voyageurdubois (bons conseils, franchement), pensez à ce que vous voulez : une IA qui apprend ou juste une machine à modèles préfabriqués. Beaucoup négligent le vrai problème de fatigue UI/UX : si vous redoutez d’ouvrir le générateur d’e-mails, votre productivité va chuter.
En guise de conclusion : si vous recevez des mails génériques ou hors sujet, c’est que soit le cerveau de l’IA a dix ans de retard, vos données d’entrée sont floues, soit l’appli ne mise pas du tout sur les réels progrès en compréhension du langage. N’hésitez pas à changer d’outil—même si apprendre demande un petit effort, le temps gagné en vaut la chandelle. Votre “générateur d’e-mails IA” peut être un super-pouvoir ou un simple presse-papiers. Faites le bon choix.