Ich habe versucht, einen KI-E-Mail-Generator zu verwenden, um Nachrichten zu verfassen, aber die E-Mails entsprechen nicht meinen Vorstellungen. Manchmal sind sie thematisch daneben oder zu allgemein gehalten. Ich brauche Ratschläge, wie ich die Qualität der E-Mails verbessern oder gängige Probleme mit diesen Werkzeugen beheben kann.
KI-E-Mail-Generatoren sollen eigentlich ein Produktivitäts-Zauberstab sein, aber meistens produzieren sie das, was man sonst im Spam-Ordner findet. Wenn Ihre KI-generierten E-Mails menschlich klingen sollen – oder zumindest ansatzweise relevant –, sollten Sie ein paar Dinge ausprobieren, bevor Sie wütend das Handtuch werfen und zu handgeschriebenen Briefen zurückkehren.
Erstens: Der Prompt ist entscheidend. Wenn Sie um „eine E-Mail über das Meeting“ bitten, bekommen Sie einen langweiligen Text, der über jedes beliebige Meeting, überall und mit jedem handeln könnte. Die KI ist (noch) nicht hellsichtig. Sagen Sie ihr genau, was Sie wollen: „Schreibe eine E-Mail an mein Team, dass unser Projektmeeting von 14 Uhr auf 15 Uhr verschoben wird, weil die Frist verlängert wurde. Sei höflich, fasse dich kurz, und erwähne, dass der Zoom-Link gleich bleibt.“ Je mehr Details die KI bekommt, desto weniger vage und peinliche Nachrichten erhalten Sie.
Zweitens: Schlechte Eingabe, schlechtes Ergebnis. Wenn Sie der KI vage Notizen oder halbherzige Ideen liefern, bekommen Sie das auch zurück. Geben Sie Kontext, Infos zum Empfänger und Ihren gewünschten Ton (freundlich, formell, entschuldigend, etc.). Wenn Ihre E-Mail mit „Sehr geehrte/r [Empfänger],“ beginnt, wundern Sie sich nicht, wenn daraus ein Lückentext-Monster wird. Ersetzen Sie Platzhalter durch echte Namen und Informationen.
Drittens: Die meisten KI-Vorlagen setzen extrem auf das Allgemeine. Wenn Sie Persönlichkeit wollen, müssen Sie nach der ersten Version selbst nacharbeiten. Betrachten Sie die KI-E-Mail als Grundierung, die Sie nach Wunsch farbig und lebendig gestalten.
Zur Fehlersuche:
- Probieren Sie verschiedene KI-Tools aus. Manche sind einfach besser als andere.
- Passen Sie Temperatur- oder Kreativitäts-Einstellungen an, falls Ihr Tool dies zulässt. Niedrig = sachlicher, hoch = kreativer (manchmal zu sehr).
- Fügen Sie eigene Stichpunkte ein, damit auch wirklich Ihre Themen angesprochen werden.
- Wenn die KI immer wieder völlig abschweift, prüfen Sie Ihre Eingaben auf Klarheit oder mögliche Mehrdeutigkeiten.
Schließlich: Prüfen Sie dreifach, ob die E-Mail dieses typische „Hat das ein Roboter geschrieben?“-Gefühl hat (komische Formulierungen, falsche Namen, unangebrachtes Schmeicheln). Immer Korrekturlesen – da hilft Ihnen die KI nicht heraus.
In Kurzform: Schlechte Eingaben bringen schlechte Ergebnisse. Seien Sie konkret, geben Sie Kontext, bearbeiten Sie den Text, und verlassen Sie sich nicht darauf, dass der Roboter Ihre sozialen Fähigkeiten ersetzt.
Ganz ehrlich, manchmal sind diese KI-E-Mail-Generatoren viel mehr Ärger, als sie wert sind. Ich habe das Gleiche erlebt – vage, schiefe oder schmerzhaft robotische E-Mails, die mich wie einen verwirrten Personalroboter aus dem Jahr 2008 aussehen lassen. @waldreisender hat bereits den Punkt zur Qualität der Eingabe gemacht (zu 100 % richtig, die KI kann keine Gedanken lesen). Aber ich muss eine Sache klarstellen – manchmal hilft es nicht, mehr Details hinzuzufügen, wenn das KI-Modell einfach nicht für deinen Stil oder dein Spezialgebiet gemacht ist. Es gibt eine Grenze, bei der ultraspezifische Eingaben das System einfach überladen, und am Ende hast du eine Frankenmail, die komplett aus deinem Input zusammengenäht ist. Mehr ist nicht immer besser.
Noch etwas, das niemand erwähnt hat: Diese Generatoren hängen manchmal in alten, starren Ausgabemustern fest – sie haben deinen Stil noch nicht „gelernt“. Ich weiß, du sollst eigentlich noch personalisieren, aber mal ehrlich: Wenn der Basis-Text Mist ist, wird das Überarbeiten zur Zeitverschwendung. Versuch, der KI ein paar deiner alten E-Mails als Referenz oder „Ton-Muster“ zu geben, falls dein Tool das erlaubt. Manche lassen dich frühere E-Mails als Beispiele einpflegen – das ist ein Trick, um wenigstens annähernd das Richtige zu bekommen.
Schau dir ehrlich auch die Update-Historie deines Tools an. Wenn es „zuletzt verbessert“ im Jahr 2021 wurde, ist es kein Wunder, dass da geschäftliche Zombies rauskommen.
Wenn du auf eine Plattform festgelegt bist, probiere es mal im „Chat“-Modus statt mit Vorlagen, oder füttere sie mit einem Entwurf zum Überarbeiten, statt einen Kaltstart zu verlangen. Die schlechtesten Ergebnisse kommen meistens von „neu erstellen“-Prompts. Nutze es eher als Redakteur und weniger als Autor, wenn das Sinn ergibt.
Zum Thema Ratschläge zu Konkurrenz-Tools – @waldreisender meint, man muss am Ende sowieso viel überarbeiten, und da bin ich dabei, aber manchmal ist es schneller, einfach alles selbst zu schreiben, außer die KI wird mit der Zeit wirklich schlauer. Wenn das der Fall ist, bleib dran; andernfalls ist es vielleicht ein Zeichen, auf ein fortschrittlicheres Tool umzusteigen, am besten eines mit nutzerbasiertem Training.
Wie auch immer, wir leben noch nicht in Ihr. Manchmal liegt es nicht an dir, sondern nur an der mittelmäßigen Software, die dir aufgedrückt wurde.
Weißt du, was eigentlich niemand angesprochen hat? Manchmal ist die KI nicht „schlecht“—sie ist nur nicht an deinen Workflow angepasst. Sowohl @kakeru als auch @voyageurdubois haben auf Spezifität und Personalisierung gesetzt (absolut richtig), aber hier gehe ich anders vor: Du willst nicht dauernd in einer Endlosschleife hängen und fade Entwürfe nachbearbeiten. Es ist 2024; dein KI-Tool sollte wenigstens dynamisches Lernen, anpassbaren Ton oder Benutzerprofile bieten. Wenn du ein generisches Modell ohne kontextuelles Gedächtnis benutzt, bekommst du entweder immer Floskeln im Konzernstil oder niedlich formulierte E-Mails—egal wie präzise dein Prompt ist.
Kommen wir zu den Kritikpunkten:
- VORTEIL: KI ist blitzschnell beim Brainstorming oder Formalisieren von Routineaufgaben (Kalendereinladungen, Follow-Ups).
- NACHTEIL: Sobald es um Nuancen geht, ist Handarbeit oft besser—sonst scrollst du ziellos durch hölzerne Entwürfe.
- VORTEIL: Manche Tools integrieren sich in deine üblichen Apps, fügen Kontakte und Termine automatisch ein.
- NACHTEIL: Die meisten bleiben Blackboxes—gib ihnen Beispiele, und es bleibt Glückssache, ob der nächste Entwurf wirklich besser wird.
Ein unterhaltsamer Trick? Zweckentfremde die „Überarbeiten“-Funktionen. Statt „Schreibe mir eine E-Mail“, probier mal: „Überarbeite dies in meinem Stil, bleib unter 120 Wörtern, füge eine Prise Humor hinzu und bleib beim Wesentlichen.“ Manche Tools—vor allem die mit aktuellen Updates und adaptivem Lernen—punkten hier richtig. Nicht alle; wenn das letzte Update deiner Plattform aus der Modem-Ära stammt, ist es Zeit für ein neues Spielzeug.
Falls du mit den Empfehlungen von @kakeru und @voyageurdubois vergleichst (immer solide Tipps, ehrlich gesagt), überleg dir, ob du eine KI willst, die klüger wird, oder nur eine, die Textbausteine ausspuckt. Viele vergessen, dass UI/UX-Müdigkeit real ist: Wenn du schon beim Öffnen des E-Mail-Generators genervt bist, sinkt deine Produktivität.
Abschließender Gedanke: Wenn du generische oder themenfremde Mails bekommst, ist entweder das KI-Gehirn schon ein Jahrzehnt alt, deine Eingaben sind zu vage, oder die App investiert schlicht nicht in echte NLP-Fortschritte. Lass die Nostalgie nicht entscheiden—selbst wenn es eine kleine Einarbeitung braucht, lohnt sich die Zeitersparnis. Dein „KI-E-Mail-Generator“ kann Superkraft oder Briefbeschwerer werden. Wähl klug.